Qualidade

O módulo Qualidade reúne os processos da empresa voltados à gestão da qualidade: a documentação corporativa, os roteiros de verificação, as auditorias internas e a governança de TI e de dados. Ele é organizado em seis soluções.

• Gestão do Conhecimento: registro e compartilhamento rastreável de toda a documentação da empresa (procedimentos, POPs, políticas internas, tutoriais, artigos e documentos técnicos), com categorias, pesquisa avançada, controle de versões, aprovação e anexos. É o repositório central de conhecimento para treinamento, padronização e apoio ao usuário.
• Checklist: roteiros de verificação de conformidade versionados, com perguntas pesadas pela matriz GUT, que outras ferramentas do módulo usam para apurar um percentual de conformidade.
• LGPD, Governança e Auditoria: a família de ferramentas de conformidade e proteção de dados. Hoje reúne a Gestão de Auditorias, a Gestão de TI e o grupo Gestão de Dados (Cadastro de Sistemas, Cadastro de Dispositivos e Gestão de Credenciais).
• Memória de Reunião: registro de memórias de reunião, e-mails, chamadas telefônicas e reuniões virtuais, servindo como indexador para rastrear qualquer atendimento ao cliente.
• Não Conformidades: identificação, registro, tratamento e acompanhamento de desvios e falhas nos processos, no ciclo de identificação, tratamento e resolução definitiva.
• Ouvidoria: centraliza e acompanha as manifestações recebidas de forma anônima (reclamações, sugestões, denúncias, elogios e solicitações), com tratamento rastreável e dentro de prazos.

No menu, o módulo aparece como Qualidade, com os itens Checklists, Governança (Gestão de Auditorias, Gestão de TI e a gaveta Gestão de Dados) e Gestão do Conhecimento. As seções seguintes detalham essas ferramentas. A Gestão do Conhecimento é a mais ampla delas e recebe duas seções: como o conteúdo se organiza e como ele é escrito, aprovado e lido no dia a dia.

A Gestão do Conhecimento guarda a documentação da empresa numa hierarquia fixa.

• Gestão: a base de conhecimento. Uma empresa pode ter várias (um Manual da Qualidade, uma base de procedimentos de TI). Cada gestão tem nome, ícone e um endereço próprio, gerado do nome; se o endereço mudar, o anterior continua levando à gestão.
• Drive: a pasta raiz dentro da gestão e a unidade de controle de acesso. Nasce privado (só quem recebe acesso nele o enxerga) ou herdando os acessos da gestão. Um drive pode ser marcado como público: seus registros aprovados e não restritos passam a abrir por link, sem login.
• Pastas e subpastas, que podem ter um registro mestre: abrir a pasta abre o registro.
• Registro: o documento em si. Tem um código curto, imutável, que dá o link curto do registro (Copiar link), e pode ser marcado como restrito.
• Versões do registro, com rascunho, aprovação e histórico, descritas na seção seguinte.

Ferramentas da gestão

Em Configurações, cada gestão liga ou desliga as ferramentas que seus registros usam: conteúdo, anexos, identificador, titular, partes envolvidas, versionamento (com a profundidade da versão: 1, 1.2 ou 1.2.3), revisões e aprovação direta. Ferramenta desligada some da tela, e desligar não apaga nada: religar traz o dado de volta.

Conteúdo e editor

O documento é escrito num editor rico, com tabelas, imagens e vídeos, fluxograma, links internos para outros registros e pastas (o texto do link mostra sempre o nome atual do destino) e variáveis. O conteúdo de toda versão é guardado fora do banco, comprimido e cifrado com uma chave própria do cliente. A mídia citada no documento e os anexos listados são arquivos da versão.

Templates e formulários

No modo Templates, quem gerencia templates cria um Template de Modelo (o registro novo nasce com o texto do template, livre para editar) ou um Template de Formulário (o texto é fixo e só as variáveis são preenchidas). As variáveis têm rótulo, tipo, obrigatoriedade, máscara, expressão regular, mensagem de validação e opções, e podem ser gerais da gestão ou do próprio template. Ao criar um registro, o catálogo oferece os templates aprovados.

Busca e explorador

A busca no topo da árvore procura registros, pastas e drives pelo nome e registros pelo texto da versão vigente, sem acento e sem diferença de maiúsculas, com o trecho encontrado em destaque. Aceita filtros por estado, titular, data da vigente e tipo do registro. O modo Explorar mostra o conteúdo de uma pasta em colunas (nome, tipo, estado, versão vigente, titular, última alteração), no estilo de um explorador de arquivos, com seleção múltipla, arrastar e soltar, copiar, recortar e colar, e mover, copiar ou excluir vários itens de uma vez, tudo ou nada.

Ciclo de vida de uma versão

Cada registro tem no máximo uma versão em trabalho e uma versão vigente. Os estados são Rascunho, Aguardando aprovação, Aprovado, Obsoleto, Reprovado e Cancelado.

1. O registro nasce com o rascunho 1, reservado a quem o criou. Quem edita no drive escreve o rascunho no próprio centro da tela; o salvamento é automático, um segundo depois da última mudança, e Salvar grava na hora.
2. Enviar para revisão confere tudo de uma vez: o nome, o número da versão na profundidade da gestão (sempre maior que a vigente) e, com a ferramenta ligada, as linhas de revisão (data e descrição do que mudou). O rascunho passa a Aguardando aprovação.
3. Aprovar torna a versão vigente, e a vigente anterior passa a Obsoleta. Reprovar exige motivo. Quem tem a permissão, numa gestão que a permite, pode Aprovar direto: do rascunho ao aprovado numa operação só.
4. Uma versão aprovada pode ser cancelada com motivo; a obsoleta nunca é excluída. A história aprovada não se apaga. Gerar rascunho a partir de qualquer versão abre o ciclo seguinte.

Cada transição grava autor e instante. O histórico de revisões do registro lista as mudanças das versões aprovadas. Quem só lê vê a vigente e as obsoletas; quem edita ou aprova vê todos os estados. O registro restrito só aparece a quem tem a permissão de ver restritos no drive.

Edição simultânea

Entrar em edição reserva o rascunho por 5 minutos, renovados enquanto a pessoa trabalha. Quem mais abrir o rascunho o vê em leitura, com o aviso de quem está editando e até que hora, e o botão Tentar editar.

O que o usuário vê

A lista de gestões mostra cards com ícone, nome e endereço, com busca e as ações Leitura, Edição, Templates e Config., cada uma só para quem tem a permissão. Dentro da gestão, a bancada tem a árvore à esquerda, o documento no centro e a barra lateral com Detalhes, Histórico e Revisões. O menu Ações oferece só as ações válidas no estado atual, com o motivo nas indisponíveis. Dá para comparar duas versões linha a linha, exportar a versão em PDF, ver os anexos abaixo do documento e usar tudo no celular. A tela acompanha ao vivo o que outras pessoas ou o Assistente de IA gravam.

Assistente de IA

O Assistente de IA cria gestões, drives, pastas e registros, escreve e reescreve rascunhos, preenche formulários, envia para revisão e aprova, sempre em nome de quem conversa e só com as permissões dele. Excluir e alterar acessos sempre pedem confirmação. Quando a IA está escrevendo um rascunho, a tela avisa e oferece Assumir a edição; com o rascunho aberto, a IA também escreve direto no editor, e um desfazer reverte o trecho inteiro.

Leitura pública

O link curto de um registro aprovado e não restrito, num drive público, abre numa página sem login com o documento e os anexos, fora do alcance de buscadores. O resto pede login.

Um checklist é um roteiro de verificação de conformidade de uma unidade, com nome único nela. Ele tem duas superfícies: a configuração (cadastro, versões, etapas, perguntas, acessos e pré-visualização) e a execução, pela qual outra ferramenta do módulo amarra uma versão publicada a um registro seu, responde as perguntas e recebe o percentual de conformidade pronto. Configurar não dá direito de responder, e responder não dá acesso à configuração.

Versões, etapas e perguntas

• Cada checklist tem no máximo uma versão aberta (rascunho ou em análise) e uma publicada. A estrutura só é editável em rascunho.
• Etapas agrupam perguntas; as duas são ordenáveis por arrastar.
• A pergunta pertence ao checklist, não à versão: ela é reutilizada entre versões, e é isso que permite comparar a conformidade ao longo do tempo. Em cada etapa em rascunho, Importar do banco lista as perguntas já existentes para reaproveitar em vez de redigitar.
• Cada pergunta declara gravidade, urgência e tendência, de 1 a 5. O peso é o produto dos três, de 1 a 125.

Ciclo de vida

O rascunho é submetido (Submeter) e entra em análise; Publicar o torna vigente, e a publicação seguinte torna a anterior obsoleta. Rejeitar exige justificativa e é definitivo: continuar o trabalho exige Clonar. Cancelar também exige justificativa e vale em qualquer estado, inclusive sobre a publicada; o checklist fica sem versão vigente, o que é uma situação legítima. A primeira versão publicada sai como 1.0; clonar gera o próximo número menor da origem, e publicar grava o próximo número maior.

Percentual de conformidade

Conforme vale o peso integral da pergunta, parcialmente conforme vale metade, não conforme vale zero, e pergunta não respondida vale zero mas continua no denominador: pendência pesa o mesmo que não conformidade, o que torna honesto finalizar uma execução incompleta. A pré-visualização usa a mesma tela da execução, recalcula o percentual a cada resposta e não grava nada.

Execução

A execução fixa a versão no início; publicar outra versão não a interrompe. Há uma execução em aberto por registro de origem, e cada versão é executada uma vez para aquele registro. Responder de novo substitui a resposta. Finalizar não exige responder tudo e congela a execução, que nunca é apagada: é histórico.

Acesso

Nenhum checklist é visível por padrão. O acesso é concedido checklist a checklist, a uma pessoa ou a um grupo de permissão, com duas capacidades independentes: gerenciar a configuração e publicar versões. Quem cria recebe as duas e não pode ser rebaixado nem revogado. Nem o administrador da unidade nem o da plataforma enxergam um checklist sem concessão.

Uma unidade audita a si mesma em ciclos. A Gestão de Auditorias guarda, por unidade, os tipos de auditoria, cada um com os seus processos de verificação recorrentes, e o histórico de realizações de cada processo. A ferramenta não agenda nem notifica; ela responde o que está vencido, o que foi conferido e como, e quanto disso deu certo.

Tipo e processos

• O tipo tem nome único na unidade, ícone, descrição e responsável padrão opcionais. A unidade é definida na criação e nunca muda.
• O processo tem descrição, referência normativa opcional, criticidade (crítico, importante ou normal) e periodicidade (diária, semanal, mensal, trimestral, semestral, anual ou personalizada em dias). Criticidade e periodicidade mudam a qualquer momento, inclusive em processo que já tem realizações.

Situação do processo

É calculada na leitura, com o dia de hoje no fuso da empresa: o próximo prazo (última realização mais a periodicidade atual), a validade (não realizado, vencido, vence em breve nos próximos 7 dias ou em dia), os dias de atraso e o último resultado. Processo vencido responde não conforme, qualquer que tenha sido a última conformidade. Mudar a periodicidade move o prazo na hora: um processo anual realizado há 60 dias passa a vencido no instante em que vira mensal.

Realização

O registro de realização informa a data (nunca futura), o responsável, a conformidade (Conforme ou Não conforme), as ações realizadas e os anexos, que são a evidência. A realização é imutável: ninguém a altera ou exclui, e os anexos entram só no lançamento. O histórico mostra quem realizou e quem registrou, com a última conferência (se foi feita no prazo). A primeira realização de um processo sempre conta como no prazo.

Indicadores e relatório

O detalhe do tipo mostra Realizações, Conformes, Não Conformes e a Conformidade das realizações. Gerar Relatório abre um modal com período de realização, criticidade, periodicidade, status do processo e a opção Apenas processos atrasados, e emite uma folha A4 em aba própria: resumo com Conformidade dos processos, Conformidade das realizações, total de processos, realizações e atrasados; gráficos; a listagem dos processos com a situação de hoje; e o histórico das realizações do período. O endereço da folha carrega os filtros e pode ser compartilhado.

Acesso

Como no Checklist, o acesso é concedido tipo a tipo, a uma pessoa ou a um grupo, com as capacidades Gerenciar e Responder independentes. O criador é protegido, e sem concessão ninguém vê o tipo, nem administradores.

Sob Governança ficam a Gestão de TI e o grupo Gestão de Dados: Cadastro de Sistemas, Cadastro de Dispositivos e Gestão de Credenciais. Nenhuma delas tem acesso registro a registro: quem tem a permissão da tela vê os registros das unidades que alcança. Todas anexam arquivos (até 100 MiB) pelo mesmo caminho, com o conteúdo conferido contra a extensão; o anexo removido fica recuperável por 7 dias.

Gestão de TI

Registro de TI de uma unidade em quatro tipos, escolhidos na criação e imutáveis. Inovação e Melhoria descrevem uma iniciativa com um plano de ação (data da ação, situação e descrição, todos opcionais). Vulnerabilidade e Análise de Vulnerabilidade descrevem uma fonte de identificação e uma lista de vulnerabilidades, cada uma com descrição, severidade, andamento (Analisando, Em execução, Finalizado), datas, gravidade após a tratativa, causa raiz e comentários. O registro tem título, natureza da ocorrência, responsável e anexos, no registro e em cada vulnerabilidade. A situação é calculada: a do plano, quando existe; senão, a do item menos avançado. A listagem vem em tabela, cards ou kanban, com indicadores (total e os quatro tipos) e um relatório A4 por período.

Cadastro de Sistemas

Inventário dos sistemas da unidade: nome, plataforma, versão, responsável (uma pessoa, que não precisa ter login), fator de autenticação, validade do suporte e a revisão de backup (ativa ou não, com periodicidade em dias). A situação da revisão de backup é calculada: Desativada, Nunca revisada, Vencida, Vencendo (até 7 dias) ou Em dia. O lançamento de uma revisão registra data e hora, resultado, justificativa e evidências, e é imutável; excluir o sistema preserva o histórico. Há indicadores e um relatório por unidade. O semáforo de revisão de acesso ainda não é calculado, e a tela diz isso na própria coluna.

Cadastro de Dispositivos

Inventário de equipamentos: nome, status (Ativo, Inativo, Em manutenção), fabricante, modelo, número de série, patrimônio, firmware, IP, localização, data de instalação e responsável. Cada dispositivo tem um tipo, de um catálogo por unidade gerenciado dentro do próprio seletor; é o tipo que define a periodicidade de revisão de acesso de todos os dispositivos dele. Gerenciar o catálogo exige permissão própria.

Gestão de Credenciais

Quem tem acesso a quê: o vínculo de uma pessoa com um sistema ou dispositivo, com perfil e acesso privilegiado, e a revisão periódica que prova que o acesso continua correto. A credencial nasce com a primeira revisão, e não existe botão de desativar: o estado vem da ação declarada na revisão (incluir, manter ou remover). A periodicidade é herdada do sistema ou do tipo de dispositivo. A tela mostra três colunas distintas: se a última conferência foi no prazo, o que o revisor declarou (Conforme ou Não conforme) e a situação da próxima revisão (Desativada, Vencida, Vencendo ou Em dia). A revisão é lançada em lote, tudo ou nada, até 500 credenciais; o histórico é imutável. O relatório de conformidade de acesso é por unidade e período.

O módulo combina três camadas: a permissão de tela (o item aparece no menu e a listagem abre), o escopo de unidade (cada pessoa vê as unidades que alcança) e, em algumas ferramentas, a concessão por registro.

Gestão do Conhecimento

A permissão de tela abre a lista de gestões, e uma permissão à parte libera o botão Adicionar (criar gestão). Dentro, o acesso é por gestão e por drive, nunca por registro, concedido a uma conta ou a um grupo com onze permissões: configurar a gestão, gerenciar acessos, criar drives, criar e mover, excluir, gerenciar templates, ler registros, editar registros, aprovar e reprovar, aprovar direto e ver restritos. Elas se agrupam em papéis (Administrador, Configurador, Editor, Aprovador e Editor, Aprovador, Visualizador e, no drive, Oculto); qualquer outra combinação aparece como Personalizado, editável no modo avançado. Uma linha no drive substitui, para aquele sujeito, a linha herdada da gestão, e Redefinir a apaga; no drive privado, só as linhas do próprio drive valem. Quem gerencia acessos não concede o que não tem. Em Consultar permissões de um usuário, a tela mostra as onze permissões efetivas de uma conta e a origem de cada uma (o papel, acesso próprio ou pelo grupo, na gestão ou no drive). O criador da gestão e o criador de cada drive têm linha protegida, que ninguém da gestão altera.

Checklist e Gestão de Auditorias

A permissão de tela abre a listagem e uma permissão à parte libera Adicionar; todo o resto depende da concessão no próprio registro: gerenciar e publicar no checklist, gerenciar e responder no tipo de auditoria. Sem concessão, o registro simplesmente não existe para a pessoa, inclusive para administradores.

Gestão de TI, Sistemas, Dispositivos e Credenciais

A permissão de tela concede os registros das unidades alcançadas, e incluir, editar e excluir têm permissões próprias. Lançar revisão de backup e lançar revisão de credencial usam a permissão de editar. O catálogo de tipos de dispositivo tem permissão própria, separada da de editar dispositivo, porque mudar um tipo muda o prazo de revisão de todos os dispositivos dele; sem ela, a lista de tipos aparece e as ações somem.

Em todas as ferramentas, um registro fora do alcance responde como não encontrado, para não revelar que existe.

• Global: unidades, pessoas, contas de usuário e grupos de permissão. Os responsáveis são escolhidos lá: contas na Gestão de TI e na realização de auditoria; pessoas (que não precisam ter login) no Cadastro de Sistemas, no Cadastro de Dispositivos e no titular e nas partes envolvidas da Gestão do Conhecimento. As concessões de checklist e de tipo de auditoria apontam para contas ou grupos do Global.
• Assistente de IA: a Gestão do Conhecimento expõe suas operações como ferramentas do assistente (consultar, criar, escrever, mover, aprovar), com confirmação obrigatória para excluir e para mexer em acessos. A tela informa ao assistente o registro ou a pasta aberta, e com o rascunho em edição a IA escreve no editor ao lado do usuário.
• Armazenamento de arquivos: os anexos de Governança e os arquivos e o conteúdo cifrado da Gestão do Conhecimento vivem no armazenamento do produto; o download usa endereços temporários.
• Entre as ferramentas do módulo: a execução do Checklist é feita para ser acionada por outras ferramentas, que amarram um checklist a um registro seu e recebem o percentual de conformidade; a Gestão de Credenciais herda a periodicidade de revisão do Cadastro de Sistemas e do tipo de dispositivo do Cadastro de Dispositivos; a situação de revisão de acesso do Cadastro de Sistemas vai ser derivada das credenciais, o que ainda não está ligado.
• Shell do produto: a busca global encontra as gestões pelo nome; as introduções e as notas de versão do produto são registros públicos da Gestão do Conhecimento, lidos pelo link curto.
• Trilha de auditoria da plataforma: todas as gravações do módulo registram autor, instante e valores anterior e novo; as ações feitas pela IA saem marcadas como tal, com o usuário como ator.