Assistente de IA

O Assistente de IA liga um modelo de linguagem ao PowerP sem criar nenhuma regra de autorização nova. Ele age como o próprio usuário: enxerga só o que o usuário enxerga, cada consulta ou gravação passa pela mesma permissão e pelo mesmo escopo de unidade, e tudo deixa rastro na auditoria.

Na prática, quem conversa com o assistente pode:

• Perguntar sobre os dados que já pode ver (“quais setores do RH estão sem unidade cadastrada?”, “que formas de pagamento estão ativas?”) e receber a resposta montada a partir das consultas do sistema, formatada e explicada.
• Pedir cadastros e alterações. O assistente monta a proposta, mostra um cartão com cada campo e só grava depois de Confirmar. Várias gravações do mesmo pedido chegam num cartão só, com uma decisão.
• Pedir que a IA abra uma tela pelo nome e acione Novo, Pesquisar ou Editar, como faria pelo teclado. Salvar continua com o usuário.
• Anexar imagens, PDFs, textos e arquivos do Office à mensagem.
• Usar as skills da empresa, o “como fazemos aqui” escrito pela própria organização.
• Perguntar “o que você pode fazer?” e receber um cartão com os módulos, as telas e as operações disponíveis para ele.

A organização traz os próprios provedores de IA (BYOK), cadastra as conexões e o catálogo de modelos, aceita formalmente o envio de dados, define limites mensais em tokens e em dinheiro e controla quem usa a IA, com que modelos e com que limite por pessoa.

Onde a IA trabalha

O assistente tem ferramentas de consulta nas telas elegíveis de onze módulos: Financeiro, Qualidade (inclusive a Gestão do Conhecimento inteira), Gestão Documental, Diploma Digital, Biblioteca, MySign, Atendimento, Recursos Humanos, Comunicados, Cantina e Global. As gravações cobrem cadastros e configurações dessas telas: criar, alterar, ativar, inativar e excluir quando a exclusão é lógica. Ficam fora movimentos (caixa, estoque, venda), efeitos externos (publicar, enviar, emitir, assinar), acessos e permissões e transições de fluxo, salvo na Gestão do Conhecimento, onde enviar, aprovar, reprovar e mover também são ações da IA. A aba Funcionalidades de Configurar IA lista tela por tela o que a IA faz e marca como Sem IA as telas sem ferramenta.

A IA age como o usuário, nunca acima dele

Cada ferramenta que o assistente usa é uma chamada ao próprio sistema com a sessão do usuário que está conversando. Não existe usuário de serviço, credencial especial nem elevação de privilégio. A ferramenta herda a permissão e o escopo de unidade do ponto que ela chama: permissão retirada no meio da conversa, a próxima chamada é negada e aparece como Sem permissão.

Nenhuma regra de autorização nova

O catálogo de ferramentas de cada conversa é filtrado pelas permissões do usuário e, depois, pelo acesso à IA dele (seção Acesso à IA). O modelo nunca recebe a ferramenta que o usuário não pode usar, e a gravação confirmada é conferida de novo contra a permissão e o acesso no instante da confirmação.

O modelo não recebe o que não precisa

A definição de cada ferramenta tem só nome, descrição e parâmetros. O modelo não recebe endereços, rotas, identificadores internos nem códigos de permissão, e as instruções do sistema o proíbem de revelar qualquer um deles. Na conversa, cada ação aparece com o nome da tela no idioma do usuário (“Consultou Contas a pagar”), nunca com nome técnico. Resultados de consulta, conteúdo de anexos, skills e o contexto da tela são tratados como dados, nunca como instruções: a IA não grava, não abre tela nem aciona ação porque um registro ou um arquivo pediu.

Dado pessoal e remuneração

Por decisão de produto, ficam fora do alcance da IA as telas cujo registro é uma pessoa ou a identifica: leitores e empréstimos da Biblioteca, diplomados e dossiês do Diploma Digital, signatários, contatos e documentos do MySign, senhas de atendimento, carteiras da Cantina, destinatários de comunicados, e toda consulta concedida por permissões de dado sensível. As exceções declaradas, cobertas pelo aceite de envio de dados da organização, são os cadastros de Pessoas e de Usuários do Global, de Funcionários e de Cargos do RH e as linhas de acesso da Gestão do Conhecimento. Mesmo nelas, salário, faixa salarial e adicional do cargo nunca vão ao provedor: saem vazios na chamada feita pela IA, ainda que o usuário tenha a permissão de vê-los na tela.

Rastro

Toda ação gravada pela IA entra na mesma trilha de auditoria de qualquer ação do usuário, com a marca de que foi executada pela IA em nome dele. Essa marca é emitida pelo próprio servidor e não pode ser forjada pelo navegador.

O assistente abre pelo botão IA da barra superior, pelo item IA do menu ou pela busca global. O painel abre ao lado do conteúdo, como uma divisão a mais da tela, com largura ajustável; Abrir em tela inteira leva a conversa para a página da IA, onde a lista de conversas fica à direita. Conversa aberta, texto digitado e resposta em andamento sobrevivem à navegação entre telas.

Conversar

Enter envia e Shift+Enter quebra linha. A resposta chega ao vivo, formatada (negrito, listas, tabelas, código); durante a resposta a ação disponível é Parar, que mantém o texto já recebido. Cada ferramenta usada aparece no ponto da fala em que aconteceu, com o nome da tela e o estado: em andamento, concluída, negada ou erro. Na linha de baixo do campo ficam a tela em foco, o seletor de modo, o modelo que vai responder (com a lista para escolher, quando há mais de um) e o anel do uso.

A resposta que para no limite de tamanho mostra uma nota com Continuar, e o texto que falta chega emendado na mesma resposta. A que para no limite de consultas ou de tempo oferece Continuar a tarefa, que segue a mesma resposta em parágrafo novo.

O histórico lista as conversas do usuário, com as fixadas primeiro e o estado de cada uma (respondendo, aguardando confirmação, falhou, não lida). Cada conversa pode ser renomeada, fixada e excluída, e só o dono a vê.

Anexos

O + do campo anexa até 5 arquivos por mensagem: imagens (png, jpg, gif, webp, até 5 MB), PDF, texto (txt, csv, md, json, xml, log) e Office (docx, xlsx, pptx); PDF, texto e Office até 20 MB cada. O arquivo sobe direto ao armazenamento da plataforma e é conferido pelo conteúdo, não só pela extensão. Imagem e PDF vão ao modelo como o próprio arquivo, só para modelos cadastrados como Lê imagens ou Lê PDF; texto e Office vão convertidos em texto. O anexo vale só naquela mensagem: nos turnos seguintes a IA vê apenas o nome e pede para anexar de novo se precisar do conteúdo. Excluir a conversa apaga os arquivos.

Janela de contexto

A organização define até onde uma conversa vai. O campo avisa quando ela se aproxima do limite e ensina o comando /clear, que começa outra conversa; perto do limite, mensagens com anexo são recusadas e, no limite, qualquer mensagem nova.

Toda gravação proposta pela IA passa pela confirmação humana. A única exceção é o modo Automático, descrito abaixo: opcional e limitado ao que o módulo marcou como de baixo risco.

O cartão de confirmação

1. O usuário pede, por exemplo, “cadastre os setores Compras, Expedição e Qualidade”.
2. O assistente consulta o que precisa, monta a proposta e para: a resposta mostra o cartão de confirmação com o título da ação, o nome da tela e cada campo com o rótulo e o valor proposto. Várias gravações do mesmo passo aparecem no mesmo cartão e recebem uma decisão só.
3. Confirmar grava, e a mesma resposta continua: a atividade passa a Gravando e depois Gravado, e o assistente diz o que foi feito. A tela correspondente, se estiver aberta, relê a lista.
4. Recusar não grava nada; a atividade fica Recusada, e o assistente reconhece a recusa.

Regras do cartão: ele mostra até quando a proposta vale (por padrão, 30 minutos); confirmar depois do prazo não grava e avisa que a proposta expirou. Enviar uma mensagem nova com proposta pendente recusa a proposta. Reabrir a conversa, mesmo depois de recarregar a página, mostra o cartão pendente de novo. Os valores não são editados no cartão: quem quer mudar algo recusa e pede de novo em texto. Antes de alterar ou excluir, a IA consulta o registro, e a gravação só vale sobre a versão que ela leu; se alguém mudou o registro no meio, a gravação é recusada.

O modo Automático

Para tarefas longas, em que cada gravação pararia a resposta num cartão, a conversa pode ficar no modo Automático, escolhido no seletor de modo do campo de mensagem (a conversa nova nasce em Manual). Nele, as gravações que o módulo marcou como de baixo risco executam sem cartão e aparecem na resposta como Gravou sem confirmação, com o título que o cartão teria. Excluir e mexer em permissões ou acessos pedem o cartão sempre. O modo exige quatro condições ao mesmo tempo: a organização permite (Permitir o modo automático, em Configurar IA), o acesso à IA da pessoa libera o modo, a conversa está em Automático e a operação foi marcada pelo módulo. Hoje só a Gestão do Conhecimento marca operações: criar e alterar registros, pastas, gestões e drives, escrever o rascunho, mover, enviar, aprovar, reprovar e cancelar versões. Mesmo em Automático, a IA só grava por pedido do usuário na conversa e, ao fim, diz o que gravou e o que falhou.

Além de consultar e gravar, o assistente leva o usuário até a tela. Nenhuma permissão nova: a IA abre só a tela que o usuário abriria pelo menu e aciona só o que o teclado dele acionaria.

Abrir a tela e começar o trabalho

O usuário pede “crie uma conta a pagar”. A resposta mostra “Abrindo a tela Contas a pagar”, a tela abre como pelo menu, numa aba de trabalho própria, e em seguida “Acionando Novo em Contas a pagar” abre o formulário de novo registro. A resposta continua dizendo o que preencher. Salvar é com o usuário: salvar, excluir, fechar e imprimir não são ações da IA na tela. Se houver mais de uma tela com o nome pedido, a IA pergunta qual; se nenhuma estiver ao alcance do usuário, ela diz isso e nada abre.

Com Pesquisar, a IA leva o foco à busca da tela e digita o texto pedido (“procure a Ana Souza em Contas a pagar”), e a lista filtra como se o usuário tivesse digitado. Editar age sobre o registro selecionado, nas telas que oferecem a ação. Quando a ação não pode ser acionada (uma janela aberta por cima, botão desabilitado, tela sem busca), a atividade diz “Não foi possível…”, e a IA nunca afirma ter feito o que o resultado não confirmou.

A tela em foco e o contexto

No começo da linha de baixo do campo fica a tela em foco: no painel ao lado de uma tela, ela acompanha a navegação; na página da IA, o usuário escolhe no seletor, que lista as telas do menu agrupadas por módulo. Perguntar “o que você pode fazer?” sobre a tela em foco responde com um cartão recolhível de módulos, telas e operações, só das que o usuário alcança; clicar numa tela a abre.

Quando a tela oferece essa integração, ela conta à IA o que o usuário está vendo (o registro aberto, a versão, o trecho selecionado), mostrado como um chip acima do campo de mensagem; o usuário pode tirar o chip para mandar uma pergunta sem esse contexto. A mesma tela pode oferecer ferramentas próprias à IA, como inserir um trecho no editor aberto: o que a IA muda assim se vê e se desfaz na própria tela, não pede confirmação e só é gravado quando o usuário salva pelo caminho da tela. O contexto e o trecho são informação, nunca instrução.

A organização traz as próprias chaves de IA. Tudo fica na tela Configurar IA, no menu Configurações, visível para quem tem a permissão de Configurador de IA, com cinco abas: Configurações, Conexões, Acessos, Funcionalidades e Simulador de custos.

Conexões e modelos

Uma conexão tem nome, tipo (Compatível com a OpenAI ou Anthropic), endereço da API e chave. A chave é cifrada, nunca é exibida de novo (a lista mostra só os quatro últimos caracteres) e é decifrada apenas na memória, no instante da chamada. No tipo compatível com a OpenAI a chave é opcional, para um servidor de modelo local sem autenticação; endereços de rede interna só funcionam quando a operação da instalação os libera. Dentro de cada conexão ficam os modelos: identificador no provedor, nome de exibição, janela de contexto, saída máxima, esforço, os quatro preços por milhão de tokens, Lê imagens, Lê PDF e “Habilitado para quem conversa”. Testar usa o modelo gravado e diz o resultado em texto do produto (credencial recusada, modelo não encontrado, provedor inacessível). Na Anthropic, Importar modelos traz o catálogo do provedor.

Configurações

A aba traz cards por assunto, com um Salvar só: Assistente (habilitado e modelo padrão), Envio de dados ao provedor, Permissões (Permitir o modo automático), Limites e custos e Instruções, um texto da organização que a IA recebe junto das instruções do sistema. Habilitar o assistente exige o aceite explícito de que as perguntas dos usuários, os arquivos anexados e as informações consultadas vão ao provedor da conexão; o sistema grava quem aceitou e quando, e sem o aceite nada é gravado. Os limites mensais, em tokens e em dólar, convivem: o primeiro atingido bloqueia o assistente até a virada do mês. O imposto sobre o custo (%) entra só na leitura em reais. A janela de contexto da conversa também fica aqui.

Uso da IA e simulador

Cada chamada ao modelo fica registrada com os preços daquele instante. A janela Uso da IA, na página da IA, mostra o custo do período em dólar, em real e em real com imposto, o consumo do mês diante de cada limite e o detalhamento por dia, por modelo e por usuário; nunca por conversa. O Simulador de custos compara os modelos cadastrados num cenário (pessoas, mensagens por dia, dias de uso) a partir da média real de tokens da organização, para escolher modelos e calibrar os limites por pessoa.

Uma skill é um texto em Markdown, escrito pela própria organização, que ensina a IA a fazer algo do jeito da empresa: como montar um relatório mensal, que critérios usar numa classificação, o roteiro de um atendimento. Não tem scripts, variáveis nem anexos: é orientação em texto, e nada nela é executado.

Cadastro

O botão Skills, na página da IA, aparece para quem tem a capacidade Gerenciar skills no acesso à IA. A janela lista as skills com o nome, a descrição, o comando (/chave), “A IA usa sozinha” ou “Só pelo comando” e o estado. O formulário pede:

• Nome e comando: a chave em minúsculas, números e hífen, única na organização. A chave clear é reservada.
• Descrição, até 300 caracteres: é o que a IA lê para decidir se precisa da skill.
• Conteúdo em Markdown, até 20.000 caracteres, com editor numerado e Pré-visualizar.
• A IA pode usar sozinha e Habilitada, ligadas de partida.

Como a IA usa

Há dois caminhos. No primeiro, a IA decide: o catálogo com a chave e a descrição de cada skill que ela pode usar sozinha vai em toda conversa, e a IA carrega o conteúdo quando a descrição indica que a skill serve. No segundo, quem conversa pede: digitar /relatorio-mensal na mensagem entrega o conteúdo daquela skill junto daquela mensagem (até 3 por mensagem), e o campo oferece a lista das skills disponíveis ao digitar /. A conversa mostra qual skill a IA usou. A skill desabilitada sai de todos os caminhos, e a mudança vale na próxima mensagem, sem reabrir a conversa.

Limite: no máximo 30 skills habilitadas que a IA usa sozinha, porque o catálogo vai em toda conversa; a gravação que passaria do limite é recusada com aviso, nunca cortada em silêncio. O acesso à IA pode liberar todas as skills ou só as escolhidas para cada pessoa ou grupo.

A permissão da tela diz o que a pessoa pode fazer no sistema. O acesso à IA é um segundo filtro, sobre essa permissão: ele só restringe o que a IA faz em nome da pessoa e nunca concede o que a permissão não alcança.

Tipos de acesso

Na aba Acessos de Configurar IA, o card Tipos de acesso reúne os tipos, cada um com seis permissões avançadas (criar, alterar, excluir, modo automático, gerenciar skills, ver o uso de todos), os modelos permitidos (só o padrão, todos ou uma lista com o preferido) e o limite de uso por pessoa (valor em dólar, real ou tokens, por dia, semana ou mês). Quatro tipos nascem com a configuração: Somente consulta, Edição com confirmação, Edição autônoma e Administrador da IA, com limites de partida de US$ 5, 10 e 20 por semana e sem limite no último. A consulta é sempre liberada; criar libera o cadastro, alterar libera a alteração e as ações, excluir libera a exclusão, as mesmas famílias que a aba Funcionalidades mostra por cor.

Linhas de acesso e tipo padrão

O card Acessos lista pessoas e grupos de permissão, cada um com um tipo. Numa linha, o Configurador pode personalizar as seis permissões, restringir as Telas em que a IA trabalha (“a IA só na Gestão do Conhecimento”) e as Skills que ela usa. A linha da própria pessoa vence as dos grupos dela; entre grupos, vale o mais permissivo; quem não está na lista usa o Tipo padrão, que nasce Somente consulta. Fora das telas do acesso, o botão da IA e o painel somem.

Limite por pessoa

O anel no fim do campo de mensagem mostra quanto do limite já foi usado e quando renova. Esgotado, a mensagem volta ao campo com o aviso de que o limite do período acabou e a data em que renova. A cota mensal da organização vale antes do limite da pessoa.

Auditoria

Cada gravação feita pela IA, confirmada ou automática, entra na trilha de auditoria como ação do usuário, com a marca de que foi executada pela IA. As consultas, as skills carregadas e as ações nas telas ficam no rastro da conversa, com o nome da tela e o desfecho, e aparecem de novo quando a conversa é reaberta.