Compras e Estoque

Compras e Estoque cobre o ciclo inteiro de material da instituição: alguém pede, o comprador cota e fecha o pedido, o almoxarifado recebe, o estoque movimenta, o custo é apurado e o inventário confere. São duas frentes sobre a mesma base.

A frente de Compras cuida da solicitação de compra, da cotação com mapa comparativo, do pedido de compra com aprovação e do acompanhamento das entregas. Também guarda o perfil de compras de cada fornecedor e o catálogo de produto por fornecedor, com o último preço negociado.

A frente de Estoque cuida do catálogo de produtos, dos depósitos de cada unidade, do kardex (o extrato de movimentações), do custo médio, das requisições de consumo dos setores, do recebimento de mercadoria, do inventário físico e do ressuprimento (mínimo, ponto de pedido e máximo).

O desenho atende os dois usos típicos de uma escola: consumo interno (limpeza, papelaria, merenda, com lote e validade) e venda de mercadorias (cantina, material didático em kit, uniformes em grade). O mesmo núcleo serve os dois porque cada movimento carrega uma natureza de operação que diz o que ele significa.

Quem usa o módulo é funcionário da instituição: o responsável de setor que solicita e requisita, o comprador, o aprovador de pedidos, o almoxarife que recebe e conta, e o controller que fecha o mês. Aluno e responsável não têm jornada aqui.

O módulo entrega nove relatórios. De compras: pedidos em aberto, desempenho de fornecedor (prazo real de entrega, percentual no prazo, divergência de preço, devoluções), histórico de preços por produto (negociado e pago lado a lado) e gasto por centro de custo ou setor. De estoque: posição valorizada, kardex por produto, curva ABC, itens a vencer e consumo por setor ou centro de custo. Cada relatório declara na própria tela a data que usa como corte, por exemplo data de recebimento ou data de aprovação.

Produto

O cadastro mestre de tudo que o estoque movimenta. É único para a instituição inteira, não por unidade. Cada produto tem código (gerado automaticamente se não informado), categoria (em árvore), unidade de medida base e finalidade: venda, consumo interno ou ambos. As flags de comportamento definem se o produto controla lote, se controla validade e se admite saldo negativo (desligado por padrão). Classificação fiscal (NCM e CEST) é dado do cadastro; produto para venda exige NCM.

Produto com grade (tamanho, cor e outros eixos que a instituição definir) tem uma variação por combinação, e o saldo vive na variação. Um kit é uma composição comercial: não tem saldo próprio, e a venda do kit baixa os componentes. Kit não se compra, não se recebe e não se requisita; o que circula são os componentes.

Unidade de medida e conversões

Todo movimento é gravado na unidade base do produto. Comprar em caixa e consumir em unidade é uma conversão cadastrada por produto (1 caixa deste produto = 12 unidades). Com movimento registrado, a unidade base não muda mais.

Depósito

Local de estoque de uma unidade da instituição: almoxarifado central, cantina, loja. Cada unidade tem um depósito padrão, que as telas pré-selecionam. Depósito com saldo ou reserva ativa não pode ser desativado.

Natureza de operação

Cada movimento aponta uma natureza que define direção (entrada ou saída), origem do custo, se exige documento fiscal, se apropria em centro de custo e se aceita lote vencido ou bloqueado (descarte, perda). As naturezas de sistema (recebimento de compra, saída por requisição, ajuste de inventário, estorno) são somente leitura; a instituição pode criar naturezas próprias para lançamentos manuais.

Lote e validade

Produto que controla lote exige o lote em toda entrada e saída. Validade manda na ordem de saída e lotes podem ser bloqueados (quarentena).

Custo médio

O estoque é avaliado por custo médio ponderado móvel, mantido por produto, variação e unidade.

Fornecedor

Fornecedor é uma pessoa do cadastro Global com o papel de fornecedor. Compras acrescenta o perfil de compras (condição de pagamento padrão, prazo de entrega padrão, ativo ou não) e o catálogo produto por fornecedor: código do produto no fornecedor, unidade de compra, prazo de entrega e último preço negociado, que o sistema atualiza sozinho a cada pedido aprovado.

Solicitação de compra

A solicitação é a demanda consolidada que chega ao comprador. Nasce de um setor ou da sugestão de ressuprimento do estoque: a ação Gerar da sugestão pré-monta a solicitação com os itens e quantidades sugeridos, que o comprador ajusta antes de enviar. O cabeçalho leva setor solicitante, centro de custo (analítico e ativo) e, se quiser, data de necessidade. Os itens vêm do catálogo, na unidade base; kit não é solicitável.

Não existe aprovação de solicitação. O comprador faz a triagem: cria cotações ou pedidos a partir dos itens, ou recusa com motivo. Enviada, a solicitação fica somente leitura. A lista de trabalho separa novas de em atendimento, e essa marca é calculada: uma solicitação enviada que já tem cotação ou pedido referenciando seus itens aparece como em atendimento, sem mudar de estado.

A cobertura por item mostra solicitado e pedido (soma dos pedidos aprovados que referenciam o item), por exemplo 80 de 100. Encerrar é decisão explícita do comprador, com qualquer cobertura; o parcial fica registrado com nota. Recusada ou encerrada é definitiva: nova necessidade é nova solicitação.

Cotação

A cotação é opcional (compra direta continua permitida). O comprador monta os itens (de solicitações ou avulsos) e convida fornecedores com perfil ativo. A abertura congela a lista de itens, para que todos cotem a mesma coisa; convites, recusas, propostas, vencedores e prazo continuam editáveis enquanto aberta. Prazo de resposta vencido é alerta, nunca bloqueio.

Quem digita as propostas é o comprador, a partir do que recebeu dos fornecedores, uma por fornecedor e item, sempre na unidade base para a comparação ser justa. Preço é obrigatório (zero é permitido para bonificação); prazo de entrega e condição de pagamento são opcionais. Digitação errada se corrige enquanto a cotação está aberta. Um fornecedor pode ser marcado como recusou e desmarcado depois.

O mapa comparativo cruza as propostas e destaca o menor preço por item. O vencedor é escolhido por item; o atalho Atribuir tudo a este fornecedor marca de uma vez os itens em que ele tem proposta, avisando quais ficaram sem vencedor. Item sem vencedor é legítimo.

Ao encerrar, o comprador escolhe gerar pedidos ou não. Com geração, nasce um rascunho de pedido por fornecedor vencedor, com os itens ganhos, preço, prazo e condição da proposta. Sem geração, a cotação fica arquivada como pesquisa de preço. Encerrada ou cancelada, propostas e vencedores congelam como registro.

O pedido é o contrato operacional com o fornecedor. Nasce avulso, a partir de uma solicitação ou gerado pela cotação. O fornecedor (perfil ativo) é obrigatório desde o rascunho; depósito de entrega e centro de custo podem ficar vazios no rascunho, mas são exigidos no envio. Setor e centro de custo vêm herdados da solicitação de origem quando ela é única.

Itens na unidade de compra

O item do pedido é escrito como se negocia, não como se estoca: quantidade e preço na unidade de compra do fornecedor, com o fator de conversão congelado no item. A tela mostra a conversão ao lado (10 CX = 120 UN). O catálogo do fornecedor pré-preenche unidade, fator e último preço. Desconto é por item, em valor; frete é informativo e não entra no custo.

Aprovação em um nível

Enviado, o pedido entra na fila de quem tem a permissão de aprovar. Quem não a tem vê o pedido somente leitura. A reprovação exige motivo e devolve o pedido a rascunho; o comprador vê o motivo, o autor e a data num aviso até reenviar. A aprovação congela itens, preços, condições e depósito: pedido aprovado não se revisa. Se algo mudou, cancela-se (sem recebimento) ou encerra-se o saldo e faz-se outro pedido. A aprovação também atualiza o último preço do catálogo do fornecedor, convertido à unidade base, e passa a contar na cobertura da solicitação. Depois de aprovado, o comprador marca o envio ao fornecedor uma única vez; o envio em si (e-mail, PDF) é feito fora do sistema.

Acompanhamento

O acompanhamento é todo calculado a partir dos recebimentos: por item, pedido, recebido, devolvido e pendente. Recebimento a maior aparece como alerta, nunca bloqueia a doca. Diferença entre o preço do pedido e o custo da nota fiscal é um alerta de divergência de preço, no pedido e no desempenho do fornecedor. Atraso é calculado pela data prevista; a data de necessidade da solicitação de origem aparece como referência. A listagem filtra por situação de recebimento (nenhum, parcial, integral) e por atraso.

Nada fecha sozinho: pedido recebido por inteiro continua aprovado até o comprador encerrar. Encerrar saldo registra que o restante não virá mais. Cancelar vale apenas sem recebimento vinculado e exige motivo; com recebimento, o caminho é encerrar o saldo. Encerrado ou cancelado não aceita novos recebimentos.

Recebimento em duas fases

O almoxarife digita a nota do fornecedor em rascunho, item a item, e nada movimenta enquanto confere. Cada item leva produto (e variação, se houver grade), quantidade e custo unitário informado, obrigatório. Produto que controla lote exige número de lote e validade na linha.

A confirmação exige número e data do documento (chave de acesso opcional) e a data efetiva da entrada. Numa só operação ela cria os lotes, gera os movimentos de entrada com o custo do documento, recompõe o custo médio e marca a pessoa como fornecedora. Documento repetido do mesmo fornecedor é recusado; lote já existente com outra validade é conflito, porque validade se corrige no lote.

O recebimento pode ser vinculado a um pedido de compra aprovado do mesmo fornecedor, item a item; é esse vínculo que baixa o pendente do pedido. Compra direta sem pedido continua válida. Recebimento confirmado não se edita: corrige-se por cancelamento (gera contra-movimentos; recusado se o material já foi consumido) ou por devolução ao fornecedor, que exige a nota de devolução, sai pelo mesmo lote e pelo custo que entrou, aceita parciais e repõe o pendente do pedido.

Kardex e saldos

O kardex é o extrato de movimentos, imutável: movimento errado não se edita nem se apaga, gera-se um estorno com motivo, que cria o contra-movimento. O saldo por depósito, produto, variação e lote mostra físico, reservado e disponível (físico menos reservado), com acesso ao kardex do item. Saída além do saldo é recusada, salvo produto com saldo negativo permitido.

Saída de produto com validade segue FEFO: sem lote informado, o sistema tira do lote que vence primeiro, pula vencidos e bloqueados e se desdobra em mais de um movimento quando preciso. Lote vencido só sai por natureza de descarte ou perda. A transferência entre depósitos é feita em uma etapa, preserva o lote e exige documento fiscal quando as unidades têm CNPJs diferentes.

Requisição de consumo

O setor requisita material de consumo com centro de custo e depósito da mesma unidade. A aprovação, em um nível, empenha o disponível item a item; se algum item não couber, nada é empenhado e o aprovador vê a lista do que falta. O almoxarife atende em uma ou mais parcelas, pelo custo médio e por FEFO; a requisição conclui ao chegar a 100% ou com Cancelar restante. Atendimento pode ser estornado com motivo.

O estoque é avaliado pelo custo médio ponderado móvel, por produto, variação e unidade da instituição, por estabelecimento, cada unidade com CNPJ próprio. Cada entrada com custo informado (compra, carga inicial) recompõe a média: o valor que havia mais o valor que entrou, dividido pela quantidade total. Cada saída (consumo, venda, transferência, descarte) leva o custo médio do momento e não altera a média. Entradas espelhadas, como a entrada de uma transferência ou o estorno de uma saída, recompõem a média pelo custo copiado do movimento original; saídas espelhadas, como devolução de compra ou estorno de entrada, desfazem o valor exato que entrou.

Com estoque zerado ou negativo a média fica congelada no último valor; a próxima entrada nessa condição assume o custo da entrada como nova média. Custos unitários e médias usam quatro casas decimais; valores finais, duas.

Fechamento mensal

O controller fecha o estoque mês a mês, por unidade, e em ordem: só o mês mais antigo ainda aberto pode ser fechado, e só o mês fechado mais recente pode ser reaberto (com motivo). Antes de congelar, o fechamento confere se o kardex, os saldos e os custos batem; em divergência, recusa e lista os escopos divergentes como um checklist, e a saída é disparar o recálculo e fechar de novo. Também recusa enquanto houver recálculo pendente.

Mês fechado não aceita movimento com data dentro dele; estorno de movimento antigo entra com a data de hoje. Lançamento retroativo em mês aberto é permitido e dispara automaticamente o recálculo do custo daquele produto dali em diante. O recálculo roda em segundo plano, reescreve apenas os custos derivados (nunca quantidades, lotes, datas ou o custo informado de um documento) e tem painel próprio com escopo, gatilho, situação e estatísticas; o disparo manual existe para manutenção.

O módulo produz o consumo custeado por período e o custo da mercadoria vendida; o lançamento contábil desses números não é feito aqui.

Contagem de inventário

A contagem é aberta por depósito, inteira ou recortada por categorias ou produtos. Na abertura o sistema fotografa o esperado (uma linha por produto, variação e lote com saldo) e congela o depósito: enquanto a contagem está aberta ou em revisão, nenhum movimento entra ou sai dali, e as telas de lançamento avisam que o depósito está em contagem. Reservas continuam permitidas. Um depósito tem no máximo uma contagem aberta; depósitos diferentes contam em paralelo.

A tela de contagem funciona no tablet: uma linha por item, o campo de quantidade avança com Enter e há busca para pular a um item. Recontar é livre, com registro de quem contou e quando. Na contagem cega o esperado e a diferença não aparecem até a revisão. Mercadoria encontrada sem registro entra como item não previsto, com esperado zero. Item não contado não vale zero: para fechar a contagem e ir à revisão, todos os itens precisam de contagem registrada.

Na revisão as diferenças aparecem por item; é possível reabrir para recontar. A aplicação gera movimento só das diferenças: sobra vira ajuste de entrada (pelo custo médio; item que nunca teve custo exige custo informado) e falta vira ajuste de saída do próprio lote contado. Aplicar conclui a contagem e libera o depósito. Contagem aplicada é definitiva; divergência posterior se resolve com nova contagem. Cancelar, com motivo, libera o depósito sem nenhum efeito.

Ressuprimento

Os parâmetros são por depósito, produto e variação: mínimo, ponto de pedido e máximo, ao menos um informado e em ordem crescente. O almoxarifado central e a cantina podem ter mínimos diferentes do mesmo produto. Kit não parametriza.

Alerta e sugestão são calculados em tempo real sobre o disponível, não sobre o físico: estoque empenhado por requisição aprovada já tem dono. O alerta de estoque baixo aponta as células com disponível igual ou abaixo do mínimo. A sugestão de compra entra quando o disponível chega ao ponto de pedido (ou ao mínimo, se não houver ponto) e sugere repor até o máximo (ou até o ponto de pedido). A sugestão sai agrupada por depósito e sem fornecedor; com um clique ela vira uma solicitação de compra editável, e a escolha do fornecedor acontece na cotação ou no pedido.

Permissões

As permissões são por tela. Quem tem acesso à tela consegue abri-la e consultar; criar, editar e excluir são permissões separadas, concedidas pelo efeito da ação e não pelo botão. Assim, confirmar um recebimento, encerrar um pedido, aplicar uma contagem ou fechar um período contam como editar o documento. As telas mostram só as ações válidas para o estado atual e para as permissões do usuário; ação que não cabe some, em vez de aparecer desabilitada.

Três decisões têm permissão própria, porque quem prepara não é necessariamente quem decide: a triagem de solicitações (recusar e encerrar), a aprovação de pedidos de compra (aprovar e reprovar) e a aprovação de requisições de consumo. Sem a permissão de aprovar, o pedido abre somente leitura. Os relatórios são leitura pura.

Toda a operação de estoque é recortada por unidade: o usuário vê depósitos, saldos, movimentos e documentos apenas das unidades do seu escopo, e os seletores listam só o que ele pode usar. Já o catálogo de produtos e o cadastro de fornecedores são da instituição inteira. Toda decisão (aprovar, recusar, encerrar, cancelar, estornar) registra autor, data e motivo, e o kardex guarda quem lançou cada movimento.

Integrações com outros módulos

• Global: fornecedor é uma pessoa do cadastro de pessoas, com o papel de fornecedor marcado automaticamente no perfil de compras ou na confirmação do recebimento; unidades são donas dos depósitos e dos documentos; centros de custo (analíticos e ativos) apropriam solicitações, pedidos e requisições.
• Recursos Humanos: o setor solicitante da solicitação de compra e da requisição vem do cadastro de departamentos.
• Classificação fiscal: NCM e CEST do produto vêm do catálogo da plataforma.
• Financeiro: o módulo não emite nota fiscal nem gera contas a pagar. Ele registra o vínculo mínimo com o documento fiscal (número, série, chave) nos recebimentos, devoluções e transferências entre CNPJs, e trata a condição de pagamento como termo do pedido. Os números de consumo custeado e de custo de venda saem nos relatórios do módulo.
• Dentro do próprio módulo: a sugestão de ressuprimento alimenta a solicitação de compra, e o recebimento vinculado ao pedido baixa o saldo pendente e atualiza o acompanhamento.