Projetos

O módulo Projetos responde a uma pergunta simples: quanto cada projeto custou no mês? Para isso ele cadastra os projetos de cada empresa, agrupa esses projetos em portfólios com controle de acesso, registra mês a mês qual percentual do tempo de cada funcionário vai para cada projeto e, com isso, apura o custo de cada projeto.

O custo de um projeto em um mês é formado por três parcelas:

• Pessoal: o custo de cada funcionário no mês, calculado pelo módulo Recursos Humanos, multiplicado pelo percentual em que ele está alocado ao projeto.
• Fixo: custos fixos da empresa rateados ao projeto.
• Overhead: despesas gerais rateadas ao projeto.

O total do projeto é a soma das três parcelas. Enquanto o mês está aberto, os painéis e relatórios recalculam esse valor ao vivo a cada consulta, refletindo qualquer ajuste na alocação ou nos dados de origem. Quando o gestor fecha a competência de uma empresa, o custo de cada projeto daquele mês é gravado como uma foto congelada e os relatórios passam a ler essa foto. Se for preciso corrigir algo, a competência pode ser reaberta: a foto é descartada e o cálculo volta a ser ao vivo.

Na prática, o módulo serve a dois perfis. O gestor de projetos cadastra projetos e portfólios, monta a matriz de alocação do mês e acompanha o custo por projeto e por portfólio. O controller fecha as competências para que os números do mês fiquem estáveis e auditáveis, com um detalhamento que mostra de onde veio cada valor.

Projeto

Um trabalho ou iniciativa cujo custo se quer apurar. Pertence a uma empresa (unidade) e pode pertencer a um portfólio; os dois vínculos são opcionais. O nome é obrigatório. O código é opcional, único entre todos os projetos da conta e sempre gravado em maiúsculas. Sigla e ícone alimentam a apresentação em cards. As datas de início e término, quando informadas, delimitam a vigência. Um projeto encerrado não é apagado: ele é desativado, some das seleções de projetos ativos e continua nos relatórios históricos. A ordem de exibição é ajustável.

Portfólio

Um agrupamento, ou categoria, de projetos de uma empresa, com nome, descrição, ícone e ordem. Um projeto pode estar em vários portfólios ao mesmo tempo, e dentro de cada portfólio os projetos têm a própria ordem. O portfólio é controlado por acesso: só usuários ou grupos autorizados o veem ou gerenciam.

Alocação

O percentual de um funcionário em um projeto em um mês de referência. É a tripla funcionário, projeto e mês, com um valor de 0 a 100. O mês de referência é sempre tratado como o primeiro dia do mês. Registrar de novo a mesma tripla atualiza o percentual, e a soma das alocações de um funcionário no mês não pode ultrapassar 100%. A alocação é a chave do rateio do custo de pessoal entre os projetos.

Competência

O mês de apuração do custo, por empresa. A competência está aberta enquanto ninguém a fechou: os relatórios recalculam ao vivo. Fechada, ela guarda uma foto congelada do custo de cada projeto, decomposta em pessoal, fixo, overhead e total, com o instante em que foi apurada. Só existe um fechamento por empresa e mês.

Custo do projeto

A soma de pessoal, fixo e overhead de um projeto em um mês. O custo de pessoal é alocação vezes custo do funcionário no mês; fixo e overhead são rateados. O detalhamento do custo expõe essa decomposição até o nível que permite auditar de onde cada número veio.

O que o usuário faz no módulo, por área:

Projetos

• Cadastra um projeto com nome, código, empresa, portfólio, sigla, ícone e datas de início e término. O cadastro é recusado sem nome ou com código já usado por outro projeto.
• Lista os projetos com busca por texto, filtro por empresa e opção de ver só os ativos.
• Edita nome, código, datas, ícone e grupo de um projeto existente.
• Desativa um projeto encerrado e, se precisar, reativa.
• Reordena os projetos para que os mais relevantes apareçam primeiro nos cards.

Portfólios

• Cria, edita e remove portfólios e define a ordem entre eles.
• Adiciona ou remove projetos de um portfólio, substitui o conjunto inteiro de uma vez e reordena os projetos dentro dele.
• Consulta o quadro de portfólios, que reúne portfólios, projetos e associações para a montagem dos cards.
• Concede e revoga permissões de usuários e grupos sobre um portfólio, escolhendo quais ações cada um pode executar.

Alocação

• Abre a matriz de alocação de um mês e informa o percentual de cada funcionário em cada projeto.
• Replica as alocações de um mês para os meses seguintes, opcionalmente restringindo a uma empresa.

Fechamento

• Consulta quais competências de uma empresa estão fechadas em um intervalo de meses.
• Fecha a competência de uma empresa e mês, ou fecha vários meses de uma vez por intervalo.
• Reabre uma competência fechada para corrigir a origem e recalcular.

Relatórios

• Consulta o custo de pessoal por projeto e empresa no mês, o custo por portfólio com tendência de doze meses e o detalhamento do custo de um projeto.

Alocar funcionários no mês

1. O gestor escolhe o mês de referência. Qualquer dia informado é tratado como o primeiro dia daquele mês.
2. Para cada funcionário, informa o percentual em cada projeto. A matriz só oferece projetos das empresas em que o funcionário pode participar, conforme definido no Recursos Humanos.
3. Ao registrar, o sistema confere a soma do funcionário no mês. Se a nova alocação fizer a soma passar de 100%, a operação é rejeitada. Exemplo: um funcionário já alocado em 80% não pode receber mais 30% em outro projeto no mesmo mês.
4. Para corrigir, basta registrar de novo a mesma combinação de funcionário, projeto e mês com o novo percentual; o valor anterior é substituído. Uma alocação também pode ser removida.

Replicar a matriz

1. O gestor escolhe o mês de origem, cujas alocações servem de modelo.
2. Escolhe os meses de destino e, se quiser, restringe a replicação a uma empresa.
3. O sistema copia as alocações para cada mês de destino. Os meses passam a ter as mesmas alocações da origem, prontas para ajustes pontuais.

Fechar a competência

1. Com a matriz do mês conferida, o controller fecha a competência de uma empresa e mês.
2. O sistema calcula o custo de cada projeto do mês e grava a foto congelada, com pessoal, fixo, overhead e total.
3. A partir daí os relatórios daquele mês leem os valores congelados, mesmo que a alocação ou os dados de origem mudem depois.
4. Quando vários meses estão prontos, o fechamento em lote fecha um intervalo inteiro, por exemplo de janeiro a março, de uma vez.

Reabrir e recalcular

1. O controller reabre a competência de uma empresa e mês.
2. O fechamento e as fotos congeladas do mês são removidos.
3. Os relatórios voltam a recalcular ao vivo. Depois de corrigir a origem, o mês pode ser fechado novamente.

O módulo não guarda tabelas próprias para relatórios: ele cruza a alocação do mês com o custo de pessoal do Recursos Humanos e com os custos fixos e overhead do Financeiro. Há três relatórios.

Custo por projeto

Mostra o custo de pessoal alocado a cada projeto, por empresa, em um mês de referência. Pode ser consultado para uma empresa ou cruzando várias, o que permite enxergar projetos que recebem pessoas de mais de uma unidade.

Custo por portfólio

Soma o custo dos projetos de cada portfólio e apresenta a tendência dos últimos doze meses, útil para acompanhar categorias de trabalho ao longo do tempo. Como o portfólio é controlado por acesso, só quem tem a ação de ver resultados enxerga esses números.

Detalhamento do custo

Detalha o custo de um projeto em um mês: abre a composição em pessoal, fixo e overhead e desce até o nível que permite auditar de onde veio cada valor. É a trilha de auditoria do cálculo.

Mês aberto e mês fechado

Os três relatórios respeitam o fechamento de competência. Em um mês aberto, o relatório recalcula ao vivo a partir da alocação e dos custos correntes; qualquer ajuste aparece na próxima consulta. Em um mês fechado, o relatório lê as fotos congeladas gravadas no fechamento, garantindo que o número apresentado hoje seja o mesmo apresentado amanhã. Por isso a recomendação é fechar a competência assim que a matriz do mês estiver conferida, e reabrir apenas quando houver correção a fazer.

Todo o módulo exige usuário autenticado. O controle de acesso próprio do módulo está no portfólio, que é a unidade de confidencialidade: um portfólio e seus resultados de custo só aparecem para quem foi autorizado.

Ações sobre um portfólio

• Ver: enxergar o portfólio e seus projetos.
• Gerenciar projetos: adicionar, remover e ordenar projetos dentro do portfólio.
• Ver resultados: consultar o custo do portfólio e dos projetos nele.
• Gerenciar permissões: conceder e revogar o acesso de outras pessoas.

O catálogo de ações é extensível: novas ações podem surgir sem mudar a estrutura.

Como as permissões são concedidas

• Uma permissão é dada a um principal, que pode ser um usuário ou um grupo. Cada concessão leva um conjunto de ações; conceder de novo ao mesmo principal substitui o conjunto.
• Quem cria um portfólio recebe automaticamente todas as ações sobre ele.
• Só quem tem a ação de gerenciar permissões pode conceder ou revogar acesso. Um usuário que só tem a ação de ver e tenta autorizar outra pessoa recebe recusa.
• O sistema oferece a lista de usuários e grupos que podem receber permissão e o catálogo de ações disponíveis.

O que cada um enxerga

A listagem de portfólios aplica um filtro de visibilidade: cada pessoa vê apenas os portfólios em que tem ao menos a ação de ver, ou que ela mesma criou. Um portfólio em que o usuário não tem nenhuma permissão simplesmente não aparece para ele. Exemplo: conceder ao grupo Diretoria as ações de ver e ver resultados do portfólio Faturáveis faz todos os membros do grupo passarem a enxergar o portfólio e seus custos, sem poder alterar projetos nem acessos.

Cadastrar projetos, alocar pessoas e fechar competências seguem o controle de acesso geral do PowerP (permissões por tela e por unidade), sem regra própria do módulo: a única regra própria é a do portfólio.

Recursos Humanos

É a integração central. O módulo Projetos não cadastra pessoas nem salários: ele aloca funcionários do Recursos Humanos. Lá ficam o contrato de trabalho de cada funcionário e a remuneração com histórico de reajustes; a partir disso o Recursos Humanos calcula o custo de pessoal por competência, que é o custo de empregador do mês: salário e gratificação, mais encargos, benefícios e bônus, incluindo quem esteve empregado em qualquer parte do mês. Esse valor é a base do custo de pessoal do projeto.

A alocação percentual distribui esse custo: se um funcionário custa X no mês e está alocado 40% em um projeto e 60% em outro, o primeiro projeto recebe 40% de X e o segundo, 60%. A soma das alocações não passa de 100%, então o custo do funcionário nunca é contado em dobro. Desligar um funcionário no Recursos Humanos não apaga o passado: ele continua contando no custo das competências em que esteve ativo.

Há ainda a noção de empresa de registro e empresas de participação. A empresa de registro vem do contrato e é a dona do custo do funcionário. As empresas de participação, definidas pelo Recursos Humanos, são aquelas em que ele pode ser alocado em projetos, e podem incluir outras além da de registro. A matriz de alocação só oferece a cada funcionário os projetos das empresas em que ele participa.

Financeiro

Fornece os custos fixos e o overhead que são rateados aos projetos e compõem, junto com pessoal, o total de cada projeto no mês.

Global

Fornece as empresas (unidades) às quais projetos, portfólios e fechamentos pertencem, e os usuários e grupos que recebem permissões sobre portfólios.