Situações da nota e cancelamento
Processando, autorizada, rejeitada, cancelada e substituída: o que cada situação significa, como corrigir uma recusa e como cancelar.
- As situações de uma nota
- Nota autorizada
- Nota rejeitada e correção
- Cancelamento dentro do prazo do município
- Nota substituída
- Registro de cada etapa
As situações de uma nota
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Rascunho | A nota ainda está sendo preenchida no seu sistema e não foi enviada ao gateway. |
| Processando | A nota foi enviada e aguarda a resposta da prefeitura. No PowerP, aparece como pendente. |
| Autorizada | A prefeitura aceitou a nota. Ela tem número oficial, código de verificação, XML e PDF. |
| Rejeitada | A prefeitura recusou a nota e informou o motivo. A nota não vale e precisa ser corrigida e emitida de novo. |
| Cancelada | A nota foi autorizada e depois cancelada junto à prefeitura. |
| Substituída | A nota foi trocada por outra, que passa a valer no lugar dela. |
Só uma nota autorizada pode ser cancelada.
Nota autorizada
Quando a prefeitura autoriza, a nota recebe o número oficial e a data de autorização, que toda nota autorizada sempre tem. Junto vêm o código de verificação, o XML autorizado e o PDF.
Depois da autorização, a correção de uma nota passa pelo cancelamento ou pela substituição dela.
Nota rejeitada e correção
Uma nota rejeitada traz o motivo da recusa com o código e a mensagem da prefeitura. Exemplo: um CNPJ inválido no cadastro do tomador.
- Leia o motivo informado.
- Corrija o dado na origem: o cadastro do cliente, o serviço, o valor ou a configuração do prestador.
- Emita a nota de novo.
No PowerP, o operador é avisado da rejeição para corrigir a fatura ou o cadastro da pessoa.
Cancelamento
Uma nota autorizada pode ser cancelada dentro do prazo legal de cancelamento, que varia de município para município.
- Solicite o cancelamento da nota e informe o motivo (por exemplo, "Erro no item").
- O pedido é enviado à prefeitura.
- Aceito o cancelamento, a nota passa a Cancelada, com a data e o motivo registrados.
No PowerP, o cancelamento pode gerar uma nota de crédito, que registra o reflexo financeiro na fatura original.
Nota substituída
A situação Substituída indica que a nota foi trocada por outro documento, que passa a valer no lugar dela.
No PowerP, quando um cancelamento dá origem a uma nota substituta, a nota de crédito pode ficar ligada a ela, para que o financeiro e o fiscal contem a mesma história.
Registro de cada etapa
Cada etapa da nota fica registrada, para conferência e suporte:
- as datas de emissão, de autorização e, quando houver, de cancelamento;
- o motivo do cancelamento;
- a resposta completa da prefeitura, com códigos, mensagens e protocolos;
- o XML autorizado.
Com a resposta guardada como veio, o suporte consegue explicar uma recusa com a mensagem exata da prefeitura, sem depender de quem estava na tela no momento.