Signatários

O signatário é quem assina. Na maioria dos casos ele não é usuário do sistema: é cliente, aluno, fornecedor ou testemunha, não tem login nem senha e não vai criar conta para assinar um documento. Ao mesmo tempo, é dele que a empresa precisa da prova mais forte de todo o processo. O MySign foi desenhado em torno desse fato: o signatário existe por si, dentro do documento, e acessa o documento por um link pessoal.

Para incluir um signatário bastam nome, papel, canal de aviso e o endereço daquele canal (e-mail ou telefone). Não é preciso que ele esteja cadastrado como pessoa da empresa. Como o nível de assinatura padrão é o avançado, o cadastro também pede CPF e data de nascimento: são esses dados que o portal confere na hora de assinar, e o formulário explica isso. O documento do signatário é sempre CPF, porque quem põe a assinatura é uma pessoa física, mesmo quando representa uma empresa. O signatário pode ainda ter um idioma de comunicação (português, inglês ou espanhol; vazio herda o do documento) e um grupo de anexos exigido.

O signatário é incluído em dois lugares: no passo Signatários do assistente de novo documento, onde cada um vira um cartão de leitura com um lápis para corrigir, e no diálogo Novo signatário do painel de signatários da página do documento. Signatários só entram, saem ou mudam enquanto o documento é rascunho; depois do envio a lista está fechada. A mesma pessoa não entra duas vezes no mesmo documento pelo mesmo endereço de aviso, e a recusa aparece na hora de incluir.

Cada signatário tem a própria situação dentro do documento:

• Pendente: existe no documento, ainda não foi convidado (em ordem sequencial, não chegou a vez);
• Convidado: o convite foi enviado, ele ainda não abriu;
• Visualizou: abriu o documento pelo convite;
• Assinou: situação final;
• Recusou: situação final, e encerra o documento inteiro.

Papéis

O papel é o rótulo jurídico do signatário, impresso na folha de verificação. Cinco papéis vêm prontos com a empresa: signatário, contratada, contratante, testemunha da contratada e testemunha da contratante. A empresa acrescenta os seus na seção Papéis de signatário do hub de Opções. O papel não governa ordem, permissão nem nível de assinatura; quem faz isso são a posição e o nível exigido.

Os cinco papéis de sistema não se excluem nem se renomeiam, só podem ser inativados. Papel inativo bloqueia novos usos sem afetar documentos existentes e deixa de aparecer no seletor. Excluir um papel próprio é recusado quando ele já foi usado em algum documento, porque o rótulo está impresso em assinaturas que já aconteceram.

Ordem de assinatura

O documento declara como os signatários se organizam, e o modo se fixa no envio:

• Paralela: todos são convidados de uma vez e assinam em qualquer ordem. É o padrão. A posição de cada signatário é só ordem de exibição, e o detalhe do documento nem a mostra.
• Sequencial: as posições são raias. Só quem está na posição corrente é convidado; quando todos daquela posição assinam, a próxima é liberada e convidada automaticamente. Quem abre o link antes da vez vê que ainda não é a sua vez e que será avisado quando for.

Cada signatário novo entra na posição seguinte à última, e vários signatários podem dividir a mesma posição.

Testemunhas

Testemunha é um papel e, por isso, não muda sozinha a ordem. Para que as testemunhas assinem depois das partes, o documento usa a ordem sequencial: as partes na posição 1 (por exemplo, os dois diretores dividindo a mesma posição) e as testemunhas na posição 2, que só recebem o convite quando a posição 1 fecha.

Cada signatário tem um canal de aviso: e-mail, SMS ou WhatsApp. O formulário mostra os três à vista e desabilita, com o motivo no rótulo, os que não estão liberados para a empresa; a disponibilidade é lida a cada abertura do formulário, não fixada na tela. Trocar o canal troca o endereço exigido: e-mail pede e-mail, SMS e WhatsApp pedem telefone. Escolher um canal fora dos liberados é recusado na hora de salvar o signatário, e o envio do documento confere de novo, porque um canal pode ser retirado entre a montagem e o envio; nesse caso o envio é recusado apontando o signatário, e o documento continua rascunho. Na implantação padrão, o canal liberado é o e-mail.

O link pessoal

O convite não é enviado pelo operador: ele sai da plataforma, pelo canal escolhido, assim que a selagem do documento termina. A mensagem traz o nome do signatário, o papel, o prazo, o título do documento, a mensagem de quem enviou, o nome da unidade remetente e um link pessoal, válido só para aquele signatário e aquele documento. O texto do convite é um modelo de notificação da plataforma, por canal e idioma, editável pelo administrador, e sai no idioma do signatário.

O link vale pelo prazo do documento ou, sem prazo, por 30 dias. Só existe um link válido por signatário de cada vez: reemitir o convite invalida o anterior na hora. Encerrado o documento, por conclusão, recusa, cancelamento ou prazo, todos os links pendentes deixam de funcionar imediatamente. Remover um signatário de um rascunho invalida o link dele, se já houver.

Por segurança, o link nunca aparece na tela administrativa: não existe "copiar link" nem ação de convidar ou reenviar, e a plataforma guarda apenas um resumo do segredo, de modo que nem um vazamento do banco produz um link utilizável. Cada convite e cada cobrança viram evento na trilha, com o canal e o destino mascarado.

Cobrança

Quem não assinou é cobrado automaticamente pela política do documento (intervalo em dias e número máximo de cobranças) e manualmente pelo painel de signatários: Cobrar em um signatário convidado ou que já abriu o documento, ou Cobrar todos. O lembrete manda usar o link já recebido; só quando o link expirou a cobrança emite um novo.

A Lei 14.063/2020 reconhece três níveis de assinatura eletrônica. No MySign o nível é um requisito declarado por signatário, não uma consequência do canal usado:

Regras que valem para os três:

• O nível é declarado no signatário antes do envio e não muda depois que o convite sai.
• Assinar com um método que não alcança o nível exigido é recusado. Método mais forte que o exigido é aceito e registrado como tal.
• O nível efetivamente alcançado é gravado na assinatura e impresso na folha de verificação.

Hoje o produto cria todo signatário no nível avançado, e por isso o formulário exige CPF e data de nascimento antes de confirmar. A assinatura qualificada já está prevista no modelo, mas ainda não está disponível: exigi-la de um signatário é recusado com a explicação de que a assinatura com certificado do signatário ainda não pode ser feita, e a tela não a oferece.

Ao final, o documento concluído é assinado com o certificado digital da empresa emissora. Essa certificação atesta origem e integridade do PDF; ela não eleva o nível de prova de nenhum signatário, que continua sendo o que cada um provou, como está impresso na folha de verificação. Sem uma autoridade de carimbo do tempo, a data registrada é a do servidor, e a folha diz isso.

O portal é a tela pública onde o signatário abre o link do convite, lê os arquivos, prova quem é e assina. Ele não exige conta nem login e foi feito para ser usado uma única vez, normalmente no celular, por alguém que nunca viu o sistema. Funciona em português, inglês e espanhol, abre no idioma do signatário e segue critérios de acessibilidade.

Ao abrir o link, a plataforma troca o segredo por uma sessão de assinatura de 30 minutos, válida para um documento, na condição de um signatário. Vencida a sessão, basta abrir o link de novo enquanto ele valer. Link inválido, expirado ou revogado responde sempre da mesma forma, "acesso indisponível", sem dizer se o documento existe ou por que o link não serve; essa pobreza de mensagem é proposital, para que a tela não sirva de pista a quem tenta adivinhar.

O signatário enxerga o título, a mensagem de quem enviou, a unidade remetente, o prazo, o código de verificação, os arquivos e a lista dos demais signatários com papel e situação. Não enxerga contato dos outros signatários, pasta nem histórico interno.

Os passos

O portal é um assistente em que só aparecem os passos que se aplicam àquele signatário:

1. Ler: cada arquivo abre no visualizador, e a lista mostra o que já foi aberto. Assinar exige ter aberto todos os arquivos.
2. Termos: ler os termos (da empresa, se ela publicou os próprios, ou do produto) e aceitá-los numa caixa de marcação própria. Ler não é aceitar. Sem termos vigentes, assinar é recusado.
3. Identificação (nível avançado): CPF e data de nascimento, conferidos contra o que foi cadastrado no documento.
4. Verificação (quando há código): o botão Enviar código manda ao canal do signatário um código de 6 dígitos, com o destino mascarado na tela. O código vale 10 minutos, aceita no máximo 5 tentativas e serve para uma única assinatura; pedir outro só a cada 60 segundos, com a contagem regressiva à vista. Errar o código fica na trilha, e a mensagem de erro não diz qual dado falhou.
5. Campos: preenchimento dos campos de texto marcados para o signatário; assinatura, rubrica, data e nome são aplicados no ato.
6. Anexos: envio dos documentos pedidos, quando houver.

O botão de assinar está sempre alcançável, e o que falta é dito em texto. A assinatura registra quem, quando, de onde, com qual navegador, por qual método, em que nível, sobre qual conteúdo e com qual versão dos termos; faltando qualquer um desses dados, ela não é gravada. Ninguém assina duas vezes: a segunda tentativa informa que a assinatura já foi registrada. Depois do sucesso a tela diz se o documento concluiu ou se segue aguardando os demais.

Recusar exige motivo e encerra o documento inteiro, para todos, sem desfazer; a tela avisa disso antes do campo, e quem enviou é avisado com o motivo. Quando não há o que assinar, o portal mostra uma tela inteira por situação: documento em preparação (com Conferir de novo), já assinado, recusado, cancelado, expirado ou concluído (com o código de verificação).

Além de assinar, o signatário pode ter de entregar documentos: RG, comprovante de residência, selfie com documento. É o que liga a pessoa que assinou à pessoa do documento.

Catálogo: tipos e grupos

No hub de Opções, o administrador cadastra os tipos de anexo (nome, natureza e uma orientação ao signatário sobre o que enviar e como) e os grupos de anexo, que reúnem tipos numa combinação pedida junto, como "Pessoa física, crédito". A natureza define o comportamento no portal: documento aceita PDF ou imagem; imagem e selfie só aceitam imagem, e selfie abre a câmera frontal no celular. Cada item do grupo diz se é obrigatório, se precisa de conferência humana e se acompanha o documento final.

O grupo é apontado no signatário enquanto o documento é rascunho. No envio ele é transformado em pedidos concretos para aquele signatário, como estava naquele momento: alterar o grupo depois não muda o que já foi pedido em documentos enviados, e o painel avisa isso ao salvar. Tipo e grupo em uso não se excluem; inativar é o caminho.

O que o signatário faz

No portal, o passo de anexos lista cada pedido com rótulo, obrigatoriedade, orientação e situação: pendente, enviado, aceito ou recusado. O tamanho máximo por anexo é 10 MB, e formato e tamanho são conferidos antes de subir. Assinar exige ter enviado todos os anexos obrigatórios, e anexo recusado conta como pendência; a barra de ação lista pelo nome o que falta. Cada envio aparece na história do documento. O signatário não vê nem baixa anexo de outro signatário.

Conferência pela empresa

Item que não exige conferência é aceito automaticamente no envio. Os demais entram na fila de conferência, uma tela própria, protegida por permissão separada da de operar documentos: quem monta contratos não necessariamente pode ver o RG de quem assina, e o botão de baixar o anexo só existe para quem tem essa permissão. O conferente aprova ou recusa; recusar exige motivo, que é mostrado ao signatário em destaque e registrado na história, e o signatário é avisado pelo mesmo canal do convite para enviar outro arquivo. Reenviar não apaga a recusa anterior.

O documento não se conclui enquanto houver anexo obrigatório aguardando conferência: depois da última assinatura ele fica em Aguardando conferência, com recorte próprio na navegação, e a aprovação do último anexo pendente o conclui e dispara a peça final. Anexo marcado para acompanhar o documento final é anexado à folha de verificação.

A tela Contatos é a agenda de quem assina: nome, documento, e-mail e telefone das pessoas conhecidas da empresa. O dado vem do cadastro de pessoas do módulo Global; o MySign mostra as quatro colunas de que a agenda precisa, sem abrir o cadastro completo (endereços, documentos adicionais, canais de mensageria), que continua na tela do Global.

A agenda é paginada, com busca por nome (sem acento) e por documento e recorte entre pessoa física e pessoa jurídica. O cadastro pede natureza, tipo de documento, documento com máscara de CPF ou CNPJ, nome, data de nascimento (pessoa física), e-mail e telefone. Cadastrar um documento que já pertence a alguém reaproveita a pessoa existente, completando só o que estava vazio, e a tela diz que o contato foi reaproveitado, sem duplicar. A correção muda só o nome; documento, e-mail e telefone são alterados no cadastro de pessoas. Não há como excluir um contato pela agenda, porque apagar uma pessoa afeta todos os módulos que a referenciam.

Três coisas que a agenda não é:

• Ela não é pré-requisito para assinar. O signatário é digitado direto no documento, e nada no cadastro dele cria ou vincula pessoa.
• Ela não escolhe quem assina. O contato vinculado no passo Assunto do assistente é a pessoa a quem o documento diz respeito, e vínculo não é assinatura.
• Ela não é por usuário: é da empresa inteira, e quem tem a permissão de ver a agenda a alcança por completo.

Ver a agenda, cadastrar e corrigir o nome são três permissões separadas.