Documentos

No MySign, um documento é o pedido de assinatura: o conjunto formado pelos arquivos PDF que serão assinados, pelas pessoas que precisam assinar, pelo prazo e pela história de tudo o que aconteceu com ele. Uma empresa precisa que um contrato, um termo ou uma autorização seja assinado por pessoas que muitas vezes não usam o sistema, como clientes, alunos, fornecedores e testemunhas. O documento é a unidade dessa operação.

Cada documento tem:

• um título (de 3 a 200 caracteres) e, se quiser, uma mensagem para quem assina;
• a unidade da empresa que o emite e a pasta onde ele fica guardado;
• um ou mais arquivos PDF, em ordem;
• a lista de signatários, com papel, canal de aviso e nível de assinatura de cada um;
• o modo de ordem: paralela (todos assinam a qualquer momento) ou sequencial (por posições);
• um prazo opcional para assinar e uma política de cobrança automática;
• um código de verificação curto, único na empresa, gerado pela plataforma. Ele é impresso no rodapé do PDF final e permite que qualquer pessoa confira a autenticidade do documento sem ter acesso ao sistema.

O documento também pode registrar uma vigência: de quando até quando vale o que está escrito nele. Vigência é informação do conteúdo e não tem relação com o prazo para assinar.

Pasta e situação são coisas diferentes. A pasta organiza; "Rascunhos", "Enviados" e "Concluídos" são filtros da listagem, e um documento pode estar em qualquer pasta em qualquer situação.

Ao final do processo, a plataforma entrega um PDF único, assinado com o certificado digital da empresa e acompanhado da folha de verificação, que imprime a história inteira do documento.

O assistente de novo documento

Um documento novo é montado em quatro passos: Assunto, Arquivos, Signatários e Envio. O botão de avançar só habilita quando o passo está cumprido.

No passo Assunto você informa o título, pode vincular o documento a um contato da agenda (a pessoa a quem o documento diz respeito, que não é necessariamente quem assina) e escolhe a pasta de destino entre as pastas em que você pode guardar documentos. É preciso ter uma unidade ativa; sem ela, o assistente não avança e explica o motivo.

Rascunhos automáticos

O rascunho nasce no momento em que você avança do passo Assunto. Voltar e avançar de novo reaproveita o mesmo rascunho, nunca cria outro. Quem fecha a aba no meio não perde nada: o rascunho aparece na listagem como qualquer outro documento e pode ser retomado. Ao sair do assistente com um rascunho criado, a tela pergunta o que fazer, com três saídas: Descartar rascunho, Manter rascunho e Continuar editando.

Arquivos

Só se aceita PDF, e a conferência é feita pelo conteúdo do arquivo, não pela extensão do nome. Os limites padrão são 25 MB por arquivo, 100 MB pela soma dos arquivos de um documento e 20 arquivos por documento; estourar é recusado com o limite informado. Arquivo protegido por senha é recusado, porque ninguém consegue assinar o que não consegue abrir.

Os arquivos têm posição, e essa ordem define como serão mesclados numa peça única no envio. Logo depois do upload a plataforma conta as páginas de cada arquivo; enquanto a contagem não chega, o arquivo aparece como "Conferindo as páginas", e o envio e a marcação de campos esperam. Arquivos só entram, saem ou mudam de ordem enquanto o documento é rascunho.

Campos de assinatura

Marcar onde cada assinatura aparece é opcional. Sem nenhum campo, as assinaturas não aparecem no corpo do documento e a prova fica na folha de verificação anexada ao final. Com campos, a marca aparece também na página indicada.

A tela Marcar onde assinam renderiza a página do PDF e deixa desenhar caixas sobre ela. Cada campo pertence a um signatário, em um arquivo, em uma página, e tem um tipo: assinatura, rubrica, data, nome ou texto. A posição é guardada em proporção da página, sem depender da tela em que foi marcada. Campo fora da página ou em página inexistente é recusado. Excluir um arquivo ou remover um signatário remove os campos ligados a ele.

A situação do documento é uma só e muda por transições permitidas. O MySign tem oito situações:

Concluído, recusado, cancelado e expirado são finais: nenhuma operação os altera. Não existe reabrir, reenviar nem desfazer o cancelamento; quem quiser prosseguir monta um documento novo.

O envio sela o conteúdo

Enviar exige ao menos um arquivo e ao menos um signatário, cada signatário com um canal de aviso liberado para a empresa e com o endereço preenchido. A tela diz o que falta antes do clique. No envio, os arquivos são selados: mesclados na ordem definida numa peça única e imutável, com numeração de páginas (se o documento pedir) e um rodapé com o código de verificação em todas as páginas. A peça selada ganha um resumo de integridade próprio, e é isso que cada signatário assina. Depois do envio nenhum arquivo entra ou sai, a lista de signatários fecha e o modo de ordem não muda mais.

A selagem é feita em segundo plano. Os convites só saem quando ela termina; nesse intervalo o documento aparece como enviado e quem abrir o convite vê que ele está sendo preparado. Se a selagem falhar (PDF corrompido, protegido por senha, maior do que o suportado), o documento volta para rascunho, o motivo fica na trilha e quem enviou é avisado. Não existe documento preso em "preparando".

Prazo e expiração

O prazo é opcional. Documento com prazo vencido em qualquer situação aberta passa a expirado por conta da plataforma, com registro na trilha; as assinaturas já colhidas permanecem. Documento sem prazo não expira: se ficar aguardando conferência e o anexo nunca chegar, a saída é o cancelamento.

Todo passo relevante do documento vira um evento na trilha: criação, alteração, envio, selagem, convite, cobrança, abertura pelo signatário, autenticação, assinatura, recusa, cancelamento, expiração, conclusão e certificação. Cada evento registra quando aconteceu, quem fez, de qual endereço de rede e com qual navegador. Quando o autor é a própria plataforma (uma expiração por prazo, por exemplo), isso fica explícito.

Três propriedades fazem da trilha uma prova, e não um simples registro:

• ela só cresce: nenhum evento é alterado ou apagado, nem por quem administra o sistema;
• os eventos são encadeados: cada um carrega o resumo do anterior, e adulterar um evento no meio quebra todos os seguintes de forma detectável;
• os passos são numerados sem buracos, de modo que o sumiço de um evento apareça como lacuna.

O nome de quem agiu é registrado como era naquele momento. Se a pessoa mudar de nome depois, o passo continua mostrando o nome da época.

A seção Histórico

No detalhe do documento, a seção Histórico mostra a trilha do evento mais recente para o mais antigo. Cada passo traz data e título; ao expandir, uma frase conta quem fez o quê com o que aquele evento gravou. É leitura pura: não há botão para criar, editar ou apagar passo.

O botão Conferir integridade pede à plataforma que recalcule a cadeia e responde de forma inequívoca: íntegra (dizendo quantos passos conferiu), violada (dizendo a partir de qual passo a cadeia não fecha) ou com lacuna (dizendo quais passos faltam). Documento trazido por importação do sistema anterior tem como primeiro passo o registro explícito dessa origem, com a data da carga; a integridade é garantida a partir dali.

A seção de downloads do detalhe lista as peças que já existem. O endereço de download é gerado no clique e vale por poucos minutos:

• Documento selado: o PDF único que os signatários leram e assinaram;
• Folha de verificação: quem assinou, com que papel, quando, de onde, por qual método e com que nível de prova, mais os resumos de integridade, a trilha completa e o código de verificação. É a peça que um auditor, um advogado ou um cartório lê, e é o relatório oficial de auditoria do documento;
• Documento final assinado: o selado mais a folha de verificação, assinado com o certificado digital da unidade emissora e com marca d'água citando a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020. Pode ser validado em qualquer leitor de PDF que confira assinatura digital, sem acesso ao sistema.

O Registro do documento (JSON) baixa exatamente o que a tela recebeu; não é exportação oficial. Em documento ainda não concluído existe só a peça selada. A seção de validação leva a dois caminhos fora do sistema: o validador do ITI (gov.br) e a conferência pública pelo código de verificação, porque a prova não pode depender de confiar nesta plataforma.

Depois de selado, o arquivo de origem pode ser descartado do armazenamento passado um prazo, só quando o documento já não está em assinatura. O registro de que ele existiu e o resumo dele permanecem, e a peça selada contém o conteúdo; o download do original fica desabilitado.

Cobrar quem não assinou

Um documento enviado não se reenvia. O que se repete é a cobrança ao signatário que ainda não assinou, e isso acontece de duas formas:

• cobrança automática: o documento define de quantos em quantos dias cobrar e quantas cobranças no máximo. Intervalo zero desliga. Só é cobrado quem já foi convidado e ainda não assinou nem recusou; em ordem sequencial, quem ainda não chegou à vez não é cobrado;
• cobrança manual: no painel de signatários, Cobrar em um signatário convidado ou que já abriu o documento, ou Cobrar todos para cobrar os pendentes de uma vez. A cobrança manual não consome o limite da automática. A resposta diz quantos foram cobrados; se não havia ninguém a cobrar, a tela avisa, sem erro.

O lembrete não carrega um link novo: ele orienta o signatário a usar o link do convite que já recebeu, que continua valendo. Só quando o link expirou a cobrança emite um link novo. Cada cobrança vira evento na trilha, com o canal usado. Cobrar só existe em documento enviado e ainda aberto; documento em situação final nunca é cobrado.

Cancelar

Cancelar vale para documento em qualquer situação aberta: enviado, parcialmente assinado ou aguardando conferência de anexo. O motivo é obrigatório (a confirmação fica desabilitada sem texto) e vai para a trilha e para a folha de verificação: é o que um terceiro lê, meses depois, para entender por que o documento não vale. O efeito é imediato: os links de assinatura param de funcionar na hora, e quem abrir o convite vê que o documento foi cancelado. As assinaturas já colhidas permanecem registradas; cancelar encerra o processo, não apaga o que aconteceu. O detalhe de um documento cancelado abre com o motivo em destaque, e a trilha e os arquivos continuam disponíveis.

Excluir e lixeira

Excluir não é cancelar. Só rascunho se exclui; documento já enviado é encerrado por cancelamento, nunca por exclusão, e a ação de excluir nem aparece para ele. A exclusão esconde o documento da listagem e o leva para a Lixeira, um recorte próprio na navegação; nada é destruído. Na Lixeira, Restaurar devolve o documento à pasta em que estava. Excluir em lote pergunta antes e diz quantos documentos serão excluídos; nenhum sai da lixeira sozinho.

O acesso aos documentos é dado por permissões separadas, e a tela desenha só os botões que a permissão do usuário autoriza; a recusa definitiva é sempre do servidor.

• Ver documentos e a árvore de pastas: abre a listagem, o detalhe, o histórico, a lixeira e a tela de campos. Sem ela, o módulo não aparece.
• Criar rascunho.
• Alterar o rascunho: inclui arquivos, signatários e campos de assinatura, além de mover o documento de pasta.
• Excluir rascunho e restaurar da lixeira.
• Enviar e cobrar.
• Cancelar um documento aberto, com motivo.
• Ver os documentos de todos: sem ela, o usuário vê apenas os documentos que criou ou em que é signatário. A mesma tela mostra mais ou menos linhas conforme essa permissão.

Signatários, arquivos, campos e assinaturas não têm permissão própria: são partes do documento, e quem pode alterar o documento altera a composição dele.

Além das permissões, dois recortes limitam o que cada pessoa alcança:

• Unidade: o documento pertence a uma unidade da empresa, e a listagem mostra os documentos das unidades a que o usuário tem acesso. Documento de unidade fora do alcance não aparece, e o acesso direto a ele responde como se não existisse, sem confirmar que existe.
• Pasta: cada pasta tem as próprias concessões de acesso, e toda resposta de pasta traz o que o usuário pode fazer nela. Criar, renomear, mover e excluir pastas e conceder acesso é uma permissão à parte, de poucas pessoas.

Conferir anexos entregues pelos signatários (RG, selfie) também é permissão separada, de propósito: quem monta contratos não precisa ver documento de identidade de terceiros. E o signatário não é usuário do sistema: ele acessa um único documento, na condição de um signatário, pelo link pessoal do convite, sem nenhuma permissão da plataforma.